Vous passez vos commandes chaque jour. Votre logiciel propose une liste, vous la vérifiez, vous l'envoyez. En apparence, c'est automatique. En réalité, la plupart des officines n'ont automatisé que 13 % de leur chaîne d'achats1. Le reste, vérification manuelle produit par produit, réception, mise à jour des fiches, repose encore entièrement sur vous et votre équipe.
Les modules d'automatisation des commandes existent dans la plupart des LGO depuis plusieurs années. Ils permettent d'aller jusqu'à 85 % d'automatisation de la chaîne des achats2. Pour la majorité des officines, ce potentiel est disponible et rarement exploité.
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Calculer mon stock dormant →L'automatisation partielle : l'angle mort de la gestion de stock
Demander à votre LGO de générer une commande, c'est la première étape. Mais entre la proposition et l'envoi effectif chez le grossiste, combien d'interventions manuelles s'intercalent ? Vérification ligne à ligne, ajustements à la main, gestion des fiches produits périmées, réception contrôlée systématiquement… Ce sont précisément ces tâches que l'automatisation complète permet d'éliminer. Ou, du moins, de réduire à des contrôles ciblés sur les cas réellement sensibles (stupéfiants, frigo, produits chers).
Le résultat est contre-intuitif : moins on intervient dans la gestion de stock, moins il y a d'erreurs3. La mémoire humaine souffre des interruptions du comptoir, des périodes d'affluence, des absences. Un paramétrage bien construit, lui, s'applique sans exception. Une fois les règles posées, le logiciel ne se laisse pas distraire par l'arrivée d'un patient.
La question n'est donc pas de savoir si votre LGO peut mieux faire. Il le peut. La vraie question, c'est de savoir si vous lui avez dit comment.
Ce que l'automatisation couvre concrètement
Les modules avancés d'un LGO bien configuré couvrent l'intégralité de la chaîne des achats : règles d'achat paramétrées, fiches produits mises à jour dynamiquement, réception automatique, gestion des ruptures, commandes directes laboratoire et commandes grossiste4. La saisonnalité, les pics de ventes, les changements de statut (brevet tombé, déremboursement) sont intégrés dans les algorithmes.
Un point souvent sous-estimé : l'automatisation s'étend aux commandes directes laboratoire. Une officine a par exemple paramétré 220 lignes de commande liées à des laboratoires, ajoutées progressivement. Ces commandes sont analysées chaque semaine par l'ordinateur, en tenant compte des francos de port et des paliers de remise5. Résultat : moins de réassorts grossiste, meilleur canal d'achat, gain de marge.
La gestion des promis suit la même logique. Automatisée, elle représente entre 1 et 2 heures gagnées par jour selon les officines qui ont franchi le pas6.
Ce que ça change en pratique : deux retours de terrain
Un titulaire en Seine-et-Marne (5,4 M€ de CA, 20 personnes) témoigne de 4 heures gagnées par jour sur la gestion des commandes et des réceptions, et de 38 000 € de trésorerie récupérée grâce à la réduction du stock7. L'équipe se recentre sur les tâches à valeur ajoutée.
Une autre titulaire dans les Hauts-de-Seine (2,1 M€, 5 personnes) a ramené ses commandes grossiste à 30 secondes par jour et consacre désormais 1 heure par semaine aux achats en direct8. Le gain de trésorerie l'a conduite à sélectionner ses fournisseurs sur leur capacité à s'intégrer à l'automatisation.
Dans les deux cas, le stock a diminué, sans augmenter les manquants. En moyenne, un stock géré automatiquement diminue d'environ 1 %, soit 15 000 € libérés pour une officine à 1,5 M€ de CA9.
Chaque rupture a un coût réel. Calculez ce qu'une référence en rupture vous coûte en marge perdue et patients non servis, semaine après semaine.
Calculer le coût d'une rupture →Par où commencer : 3 étapes concrètes
1. Mesurer avant d'agir. Obtenez un état lisible de votre DMS par famille depuis votre LGO. Ce diagnostic initial est le seul moyen d'identifier où votre stock dort et où vous perdez sur les ruptures.
2. Commencer par les commandes grossiste. C'est là que le volume est le plus important et le paramétrage le plus rapide à mettre en place. La mise en place complète prend environ 16 heures réparties sur trois mois, avec des points de suivi réguliers10. 85 % des commandes régulières sont automatisables dès le départ.
3. Étendre progressivement aux commandes directes. Ajoutez les laboratoires un par un, en commençant par ceux avec lesquels vous avez le plus de volume. Les francos de port et paliers de remise s'intègrent dans les règles de commande. C'est là que le gain de marge devient le plus visible.
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Calculer mon stock dormant →Sources
- Everys, 8 idées reçues sur l'automatisation winAutopilote®, livre blanc, p. 4–5. ↩
- Ibid., p. 4. ↩
- Ibid., p. 6–7. ↩
- Julien Hautin, Les clés pour digitaliser votre officine, webinaire Winpharma, avril 2025. ↩
- Everys, op. cit., p. 11–12. ↩
- Julien Hautin, op. cit. ↩
- Retour d'expérience, in Everys, 8 idées reçues sur l'automatisation winAutopilote®, livre blanc, p. 10. ↩
- Retour d'expérience, ibid., p. 17. ↩
- Ibid., p. 8–9. ↩
- Ibid., p. 19. ↩
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